Secrétariat Général - Cdc Creuse Confluence H/F - Structures de coopération territoriale
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- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute, pour son secrétariat général, un agent administratif (h/f) à temps complet.
Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'agent en charge du secrétariat général (h/f) aura notamment pour missions :
Secrétariat Général :
- Accueil et renseignements du public,
- Gestion et transfert des appels téléphoniques de toute la structure,
- Gestion du courrier : envoi, réception, diffusion et traçabilité
- Affichage de l'information,
- Gestion du planning de réservation des véhicules de service,
- Gestion de la réservation et installation de la salle de réunion,
- Etablir les bons de commande (fêtes et cérémonies, réunions, gestion de stocks)
- Gestion et commandes des fournitures administratives et alimentation (réunions, évènements...)
- Préparer et organiser la logistique d'évènements
- Archivage numérique et papier : tri, classement et recherche des documents archivés pour les services
- Saisir et mettre à jour les bases de données
- Organiser des agendas partagés élus/directeurs
- Suivre l'agenda et le calendrier des différents évènements (dates de réservation des salles et gestion des dates des commissions)
Secrétariat et suivi administratif :
- Gestion et transfert des mails aux services concernés, aux élus
- Rédiger les courriers et divers documents
- Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles participent la DGS, le DGA et la DF
- Préparer les commissions thématiques
- Envoi des convocations / OJ
- Préparation des documents pour les commissions de travail
- Réalisation et mise en forme de diaporamas
- Rédaction des comptes-rendus (commissions thématiques...)
- Envoi des comptes-rendus aux membres des différentes commissions
- Centraliser les demandes de subventions des associations,
- Centraliser toutes les conventions de la collectivité et les classer de manière dématérialisée avec un suivi de validité pour une meilleure anticipation de renouvellement, le cas échéant,
- Suivi des réunions en lien avec l'agenda de l'équipe de Direction,
- En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge des Assemblées.
Le profil recherché
Compétences ou connaissances requises :
- Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
- Maitrise des outils informatiques courants
- Maitrise des veilles informationnelle et documentaire
- Maitrise rédactionnelle et grammaticale
- Capacité à rendre compte
Savoir être :
- Autonomie, réactivité et organisation
- Sens de l'initiative
- Discrétion professionnelle
- Sens du contact
- Sens du service public
- Esprit d'équipe